Tietosuojakäytäntö

Tietosuojaseloste Dignita Systems Suomi Oy

Dignita Systems Suomi Oy toimii dignita.fi sivuston ylläpitäjänä.

Henkilötietolain 10 § ja 24 §:n mukainen tietosuoja- ja rekisteriseloste
Tämän tietosuojaselosteen tarkoitus on kertoa asiakkaillemme ja sopimuskumppaneillemme minkälaisia tietoja keräämme, kuinka käytämme tietoja ja miten tietoja luovutetaan tietyissä tapauksissa kolmansille osapuolille.
1. Rekisterin pitäjä
Dignita Systems Suomi Oy
2917076-7
Uurastajanti 4
60100 Seinäjoki
09-47800787
info@dignita.fi
2. Rekisterin yhteyshenkilö:
Jarkko Kyösti
0403509231
info@dignita.fi
3. Rekisterin nimi Dignita Systems Suomi Oy:n asiakasrekisteri
4. Tietojen käyttötarkoitus ja säilytyksen kesto
Tietoja käytetään asiakassuhteen ja sopimussuhteen hoitamiseen ja analysointiin, suoramarkkinointiin ja luotonvalvontaan sekä yrityksen liiketoiminnan ja tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen. Ajopiirturitarkastustietojen säilytys on lakisääteistä, tietoja säilytetään kaksi vuotta ja säilytys perustuu valtioneuvoston asetukseen 1247/2002.
Asiakasrekisterissä olevia tietoja säilytetään asiakassuhteen voimassaoloajan tai siihen asti, kunnes tietoja pyydetään poistamaan. Sopimuksia koskevia tietoja säilytetään sopimuksen keston ajan. Henkilötunnuksia säilytetään vain asiakkuuden ja sopimuksen keston ajan.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriimme tallennetaan seuraavia tietoja:
- yksityishenkilön nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- yrityksen nimi, y-tunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- verkkokaupan rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus ja salasana
- vuokra-asiakkaiden henkilötunnukset
- yritysten ja yksityishenkilöiden ajotietoja kuorma-autojen digitiedostoista
o tiedot ajopiirturin asennuksesta, säädöistä, korjauksista ja tarkastuksista säilytetään valtioneuvoston asetuksen 1247/2002 mukaisesti
- suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
- tiedot uutiskirjeen tilaamisesta
- asiakkuuden ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot, esimerkiksi tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit sähköpostitse
- asiakassuhteen laskutus- ja perintätietoja
6. Tietolähteet
Rekisteriin tallennettavia tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään verkkokaupan tilauslomakkeen välityksellä, asiakaspalvelukontaktien (sähköpostiviestien ja puhelinkeskustelujen) välityksellä, analysointiohjelmien välityksellä ja lataamalla tai etälataamalla asiakkaiden digitiedostoja ajopiirtureilta ja kuljettajakorteilta. Yritys myös ostaa kolmansilta osapuolilta, pääasiassa markkinointilähteistä, yhteystietoja asiakkuus- ja myyntitarkoituksiin.
Tietojen kerääminen perustuu asiakkaan suostumukseen ja asiakkaiden kanssa solmittuihin sopimuksiin.
7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei yleisesti myydä tai luovuteta kolmansille osapuolille ilman asiakkaan lupaa. Tallennettu tieto voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle asiakkaan luvalla säilytystarkoituksin: tieto voidaan luovuttaa palveluntarjoajien analysointiohjelmien tallennukseen valtioihin, joissa tietosuojan taso on riittävä, Euroopan unionin sisällä.
Tietoja luovutetaan myös valtion viranomaisille asiakkaan omasta pyynnöstä. Tietoja voidaan luovuttaa myös toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. Henkilötunnuksia ja muita tietoja asiakkaasta voidaan kuitenkin luovuttaa kolmansille osapuolille luotonvalvonnan tarkoituksessa sekä laskujen ulkoistamisessa, kun laskuja myydään kolmansille osapuolille. Sähköpostitietoja voidaan siirtää asiakkaan luvalla myös suoramarkkinointitarkoituksessa Euroopan unionin ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojaus
Rekisteriä säilytetään pääosin paikallisesti sekä osittain pilvitallennuspalvelussa. Paikallisesti säilytetyt tiedot ovat lukituissa tiloissa ja lukitussa konekaapissa, joihin vain yrityksen henkilöillä on pääsy. Joitakin sopimuksia säilytetään kirjallisesti erillisessä lukitussa kaapissa, johon on pääsy vain valituilla yrityksen henkilöillä. Pilvitallennuspalvelu on suojattu salasanoin ja tietoturva-alan yleisesti hyväksyttävillä keinoilla. Sekä paikallinen että pilvitallennus on suojattu vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelyltä. Vain yrityksen työntekijöillä on pääsy pilvitallennuspalveluun ja vain tietyillä yrityksen valtuuttamilla työntekijöillä on pääsy rekisteriin tallennettuihin henkilötunnustietoihin.
9. Rekisterin tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin. Rekisteröidyn pyynnöstä henkilötietoihin tehdään tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai niistä poistetaan käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Tietojen tarkastus ja päivitys tapahtuu ottamalla yhteys asiakaspalveluumme. Pyynnön tulee olla kirjallinen ja allekirjoitettu.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa rekisteröintiä suoramarkkinointitarkoituksiin ja profilointiin.
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa henkilötietojen käsittelyä, jos käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai kun käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen etujen toteuttamiseksi. Rekisterinpitäjä saa vastustamisesta huolimatta käsitellä henkilötietoja, jos käsittelyyn on huomattavan tärkeä ja perusteltu syy tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä myös valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan tietosuojasääntelyä.
10. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Dignita Systems Suomi Oy kehittää liiketoimintaansa ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta siitä erikseen ilmoittamatta. Muutokset voivat myös perustua lainsäädäntöön. Dignita Systems Suomi Oy suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.